Virtuelle persönliche Assistentin

Wir haben die virtuelle persönliche Assistentin Alissa interviewt und zu ihrer Tätigkeit als virtuelle Assistenz ausführlich befragt. Spezialisiert ist Sie auf Aufgaben im Bereich Social Media, Websites und Backoffice. Auch kann sie dir bei deinem Gewerbe helfen und Gewerbeanmeldungen sind für sie kein Fremdwort. Sogar, wenn du Hilfe bei deinem Firmennamen brauchst, kann sie dir helfen. Außerdem betreut sie größere als auch kleinere Kunden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

In dem Interview schildert sie ihre eigenen persönlichen Erfahrungen, gibt dir nähere Infos zu ihrem Stundenlohn (bzw. was sie kostet) und zeigt auf wo sie ihre persönlichen Stärken hat. Und natürlich wo sie dir vielleicht helfen kann.

Am Ende zeigt sie auch was man tun muss um selber eine zu werden. Wenn du gerade selber eine gesucht hast bzw. eine gute virtuelle Assistenz finden möchtest, dann ist sie vielleicht genau die richtige für dich. Zum Schluss erfährst du wie du Kontakt mit ihr aufnehmen kannst bzw. weitere Infos kriegst.

Aber jetzt wollen wir dich nicht mehr länger auf die Folter spannen und starten!

Wer bist du und was machst du?

Hi, ich bin Alissa, 1990 geboren und lebe in Mettmann, in der Nähe von Düsseldorf.

Ich arbeite als virtuelle Assistentin und unterstütze Start-ups, Kleinunternehmen und auch größere Unternehmen in ihrem Business bei ihren täglichen Herausforderungen.

Dabei habe ich mich insbesondere auf die Bereiche Social Media und Website Management spezialisiert. Ich helfe aber auch gerne bei täglichen Herausforderungen im Tagesgeschäft sowie im Backoffice.

Was genau ist eine virtuelle Assistenz?

Die vielseitigen Aufgaben einer „Assistenz“ sind sicher jedem klar – „Virtuell“ bedeutet allerdings, dass die Zusammenarbeit völlig zeit- und ortsunabhängig stattfindet. Es ist also egal ob der Kunde in Düsseldorf und die virtuelle persönliche Assistentin auf Bali sitzt. Hauptsache das Internet funktioniert, ist schnell und stabil.

Der große Vorteil für den Kunden: Er muss sich in seiner Suche nicht einschränken und kann Stellen sogar weltweit ausschreiben.

Ziel ist es, als persönliche virtuelle Assistentin dem Kunden Aufgaben abzunehmen, die sie vom eigentlichen Kerngeschäft abhalten. Dadurch spart er Zeit und letztendlich auch Geld.

Denn viel zu oft haben Unternehmer mehr Arbeit als der Tag Stunden, und was gibt es denn Besseres als jemanden zu haben, der einem flexibel die Zeitfresser abnimmt? Aber nicht nur das, auch Arbeitsspitzen, z. B. bei Projekten oder im Saisongeschäft, Krankenstände oder Urlaubszeiten können mit einer Virtuellen Assistenz wunderbar und sehr flexibel abgefangen werden.⠀⠀

Wie bist auf die Idee gekommen virtuelle Assistentin zu werden? Ist ortsunabhängiges Arbeiten ein Grund?

Was mich in erster Linie dazu bewegt hat, mich als virtuelle Assistentin selbstständig zu machen, war die Unzufriedenheit in meiner vorherigen Festanstellung. Ich stand einfach auf der Stelle, konnte mich nicht wirklich weiterentwickeln und hatte es satt meine Zeit von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr abzusitzen und immer wieder Aufgaben erledigen zu müssen, die mir überhaupt nicht liegen.

Mit der Zeit habe ich einfach gelernt, dass mir Selbstbestimmung, Flexibilität und Freiheit im Job unheimlich wichtig sind. Freiheit – weil ich mir nun aussuchen kann, wann und wo ich am liebsten arbeiten möchte: Sei es zu Hause, im Coworking Space oder z.B. auf Teneriffa.

Und Selbstbestimmung – weil ich die Möglichkeit habe mir meinen Traumjob zu kreieren und die Dinge anzubieten, die mir zu 100 % Spaß machen. Also ja – das ortsunabhängige Arbeiten hat in meiner Entscheidung auch eine große Rolle gespielt. So kann ich als persönliche virtuelle Assistentin beispielsweise Arbeit und Familie besser miteinander vereinbaren und meine Familie öfter sehen, die nun auf Teneriffa lebt. Mit 30 Urlaubstagen im Jahr war das nämlich gar nicht so einfach.

Obendrein bietet mir die Tätigkeit der virtuellen Assistenz auch enorm viel Abwechslung. Ich arbeite für die verschiedensten Unternehmen und unterstütze sie mit den unterschiedlichsten Aufgaben.

Das stellt mich natürlich tagtäglich vor neue Herausforderungen und katapultiert mich ständig aus meiner Komfortzone. Aber so kann ich mich auch wunderbar weiterentwickeln und das macht unheimlich viel Spaß.

In welchen Ländern bist du als virtuelle persönliche Assistentin aktiv, bzw. wo kannst du helfen?

Mein erster Kunde kam tatsächlich aus der Schweiz, aber ansonsten sitzen meine Kunden fast ausschließlich in Deutschland. Mein Marketing ist allerdings auf Deutschland, Österreich und die Schweiz ausgerichtet.

Aber natürlich helfe ich auch anderen digitalen Nomaden die vielleicht gerade nicht in Deutschland sitzen, sondern derzeit keinen festen Wohnsitz haben und sich zum Beispiel aktuell in Dubai, Thailand oder Myanmar aufhalten.

Spielt es für dich eine Rolle ob jemand in Köln, Zürich, Nürnberg, Frankfurt, Wien oder Hamburg sitzt?

Da ich Unternehmen ausschließlich remote unterstütze, spielt die Entfernung dabei keine Rolle – ob Frankfurt, Zürich, Köln, Hamburg oder Nürnberg – das ist ganz egal. Wichtig ist nur eine gute Internetverbindung und eine Kommunikation auf Augenhöhe.

Welche Aufgaben / Leistungen übernimmst du für andere bzw. was ist dein Angebot?

Zu meinen Aufgaben / Leistungen gehören die Betreuung von Social-Media-Kanälen, insbesondere Instagram und Facebook. Aber auch die Pflege von Websites und die Erstellung entsprechender Inhalte und Grafiken gehören dazu.

Kurz gesagt: Ich kümmere mich um einen ansprechenden und professionellen Online-Auftritt. Dazu gehören auch die Betreuung von Blogs, Newslettern sowie die Erstellung von Workbooks und Freebies.

Im Tagesgeschäft unterstütze ich dann dort wo ich gebraucht werde. Es geht ja schließlich darum, den Kunden zu entlasten und ihm mit meinem Angebot den Rücken frei zu halten, damit er sich wieder um die wesentlichen Dinge und seine Kernaufgaben kümmern kann.

In den meisten Fällen sind es deshalb organisatorische Aufgaben, Backoffice-Arbeiten, Recherchen, Angebotsvergleiche oder die Erstellung von Präsentationen und Unterlagen.

Der Bereich Marketing ist unheimlich groß. Gibt es Bereiche auf die du spezialisiert bist?

Im Bereich Social Media Marketing bin ich vor allem auf Instagram und Facebook spezialisiert. Aber auch Pinterest ist neben Google ein wunderbares Marketing-Tool mit dem ich arbeite, das man nicht unterschätzen sollte und nebenbei eine tolle Möglichkeit auf seine Blogartikel, Website oder Onlineprodukte aufmerksam zu machen.

Was bietest du als Virtuelle Assistenz im Bereich Social Media an?

In den meisten Fällen haben meine Kunden bereits einen Social Media Account. Ich sehe aber immer wieder, dass eine klare Struktur, eine Strategie oder ein klares Ziel fehlt.

Oft fängt es schon dabei an, dass man gar nicht erkennen kann, wofür der Account eigentlich steht, mal abgesehen von einem einheitlichen Branding oder einer durchdachten Content-Strategie.

Als erstes schaue ich mir mit dem Kunden also die Accounts an und berate ihn. Falls es noch keinen Account gibt, lege ich einen an und wir besprechen die o.g. Punkte in einem „Strategie-Gespräch“.

Um dadurch eine glasklare Strategie zu erarbeiten um mehr Reichweite zu generieren und neue Kunden zu gewinnen.

Die meiste Zeit raubt allerdings die Pflege des Social Media Accounts sowie die Planung und Erstellung von Inhalten – dazu soll ja auch alles noch gut aussehen. Grade bei Plattformen wie Instagram, ist ein ansprechendes Feeddesign das A & O.

Die Inhalte können noch so wertvoll sein, wenn die Inhalte nicht auch ansprechend dargestellt werden, schaut es sich niemand an. Um eine entsprechende Reichweite aufzubauen ist aber auch eine passende Hashtag-Recherche sinnvoll.

Es geht aber nicht nur darum Inhalte mit Mehrwert zu bieten. Bei Social Media darf das „Social“ nicht zu kurz kommen. Hierbei geht es vor allem um die Interaktion mit den Followern: Kommentare beantworten, andere Posts liken und kommentieren, Teilen und Verlinken.

All das nimmt viel Zeit in Anspruch und ist als Unternehmer alleine fast gar nicht zu stemmen. All diese Aufgaben nehme ich also liebend gerne ab und gehe dabei auch noch so richtig auf.

Wie hilfst du anderen bei ihren Websites bzw. bei ihrer Homepage? Was machst du da genau?

Es kommt natürlich darauf an, um was für eine Website, bzw. Homepage es geht. Handelt es sich um einen Online-Shop, einen Blog oder einfach ein Portfolio mit Kontaktformular?

Bei Online-Shops pflege ich neue Produkte, Bilder, Preise und Daten ein und schreibe Texte zu den einzelnen Produkten.

Bei Blogs recherchiere ich relevante Themen, führe Keyword-Recherchen durch, strukturiere und verfasse SEO-optimierte Texte. Dazu gehören auch Verlinkungen / Backlinks und – falls nicht vorhanden – die Suche passender Bilder oder die Erstellung von eigenen Grafiken im richtigen Format.

Auch hier ist es wichtig, sich vorher genau mit dem Kunden abzustimmen: Welche Werte sollen vermittelt werden? Wie ist das Branding? Gibt es Branding-Farben und Schriften? Wie ist das Wording und welcher Zielkunde soll angesprochen werden?

All das gehört vorher zur Erarbeitung des Strategiekonzepts mit dem Kunden.

Sind CMS wie WordPress für dich ein Problem?

WordPress ist mir am aller liebsten. Ich liebe WordPress, weil es einfach unheimlich viele Möglichkeiten und Gestaltungsfreiraum bietet und dazu auch noch kostenlos ist.

Ich helfe also auch gerne bei technischen Einstellungen, Updates, Plugins, bei der Integration von Call-to-Actions, Formularen oder bei Anpassungen der Menüstruktur und beim Hinzufügen von Seiten.

Wer Hilfe beim Thema WordPress braucht, der kann mich gerne fragen!

Kannst du auch bei einer Gewerbeanmeldung helfen?

Ja. Viele Existenzgründer machen sich immer sehr viele Sorgen um die Gewerbeanmeldung, dabei ist sie – meiner Meinung nach – das einfachste von allem was mit der Existenzgründung einhergeht.

Ich habe mein Gewerbe innerhalb von 10 Minuten angemeldet und das alles online aus dem Ausland.

Hilfst du auch Leuten bei ihrer Event- oder Reiseplanung?

Bisher war der Bedarf noch nicht da – liegt aber vielleicht auch an den derzeitigen Reisebeschränkungen bedingt durch die Corona-Pandemie. In meinen Zeiten als Festangestellte habe ich einige Firmenevents geplant – von Sommerfesten über Teamevents bis hin zu Weihnachtsfeiern.

Auch die Reiseplanung gehörte zu meinen alltäglichen Aufgaben, bei der ich natürlich auch meine Kunden gerne unterstütze. Dazu gehören bspw. Flugbuchungen oder auch Termin-Koordination.

Hilfst du als virtuelle persönliche Assistentin auch Coaches?

Ja, ich helfe auch Coaches, Trainern und Beratern. Coaches sind die Fachexperten auf ihrem Gebiet und wollen diese Expertise natürlich auch online zeigen, sei es über Social Media, die Webseite oder einen Blog.

Oft bieten sie auch Onlinekurse und digitale Produkte wie z. B. Workbooks und Ebooks an, bei denen sie Unterstützung bei der Umsetzung brauchen. Aktuell arbeite ich mit einer Kundin an der Gestaltung von Workbooks und gestalte Kursmaterial für ihren ersten Onlinekurs.

Wie hoch ist derzeit dein Stundenlohn / Stundensatz bzw. welche Kosten / Preise berechnest du i.d.R.?

Der Stundensatz bzw. die Paketpreise variieren je nach Projekt und Wünschen des Kunden. Aber man kann mich gerne über meine Homepage virtualissa.de einfach mal kontaktieren und mit mir in einem (kostenlosen) Erstgespräch die wichtigsten Fragen klären.

Dabei kristallisiert sich dann meistens schnell heraus, um welchen Umfang, Dauer und Art der Zusammenarbeit es dann geht. Daraufhin erstelle ich dann ein individuelles Angebot ganz auf den Kunden abgestimmt.

Kann man dich auch testen, bzw. gibt es ein günstiges Einführungsangebot?

Als Einführungsangebot biete ich ein kostenloses Vorgespräch an, in dem ich mit dem potenziellen Kunden Einzelheiten über die Zusammenarbeit und die Umsetzung der Aufgaben bespreche. So kann sich der Kunde einen ersten Eindruck verschaffen – gerne auch in einem Video-Call – und herausfinden, ob er sich eine Zusammenarbeit mit mir vorstellen kann.

Vielleicht hast du abschließend noch einen Tipp für andere virtuelle Assistenten: Was muss man machen, um selber eine virtuelle Assistentin zu werden?

Zu Beginn sollte man sich als angehende virtuelle Assistenz natürlich im Klaren sein, was man anbieten möchte, wo die eigenen Stärken liegen und welche Zielgruppe man ansprechen möchte. Man wird von Anfang an nicht sofort ausgebucht sein, deshalb sollte man auch schauen, dass man finanziell abgesichert ist: Entweder mit einem finanziellen Puffer, mit Hilfe des Gründerzuschusses oder vielleicht mit einem vorübergehenden Start im Nebenerwerb.

Am Anfang hat man unendlich viele Fragen und oft scheitert es am „Anfangen“, deshalb mein wichtigster Tipp: Einfach starten. Und für die Perfektionisten unter uns: Es muss nicht perfekt sein.

Wer Fragen hat, kann mich jederzeit auch gerne bei Facebook oder Instagram ansprechen. Ich bin eh der Meinung wir Virtuellen Assistenten müssen uns gegenseitig unterstützen, wo wir nur können.

Wie kommst du als virtuelle persönliche Assistentin an Aufträge?

Bis jetzt hatte ich das große Glück, dass die Kunden größtenteils auf mich zugekommen sind. Durch meinen Instagram-Account konnte ich beispielsweise bereits einige Kunden auf mich aufmerksam machen. Deshalb ist es sehr wichtig sich eine nachhaltige Onlinepräsenz durch eine durchdachte Content-Strategie aufzubauen.

Außerdem habe ich mich bei zwei Plattformen für Freelancer und Virtuelle Assistenten angemeldet (Fernarbeit.net und machdudas.de). Und ich habe auch hierüber Kunden gefunden, mit denen ich auch heute noch zusammenarbeite.

Ich arbeite aber auch mit zwei ehemaligen Arbeitgebern zusammen (auch ein guter Tipp, einfach mal die alten Arbeitgeber ansprechen). Hier ist der große Vorteil, dass sie meine Arbeitsweise und ich ihr Unternehmen und ihre Strukturen bestens kenne. Es gibt aber auch etliche Facebook-Gruppen speziell für Virtuelle Assistenten und Freelancer, auf denen man den ein oder anderen Job abgreifen kann.

Wo kann man mehr über dich erfahren bzw. Kontakt aufnehmen und dich buchen? Instagram? Facebook? Pinterest? Oder hast du sogar einen eigenen Podcast?

Wer Kontakt mit mir aufnehmen möchte, kann das entweder über meine Webseite www.virtualissa.de, meinen Instagram-Account, Facebook, LinkedIn oder mir direkt eine E-Mail an mail@virtualissa.de schreiben.

Vielen Dank und weiterhin viel Erfolg

Ich habe zu danken.