Digitale Ablage

^{Sponsored Post} Hast du eine gute digitale Ablage? Was nach einer schnöden Frage klingt, ist in dem Moment, wo man auf sie angewiesen ist, ein echter Lifechanger. Eine Delle im Mietauto, ein kurzfristiger Arztbesuch oder eine Mail, die dringend Dokumente einfordert – im eigenen Wohnzimmer kein Problem, viele Kilometer entfernt sorgen solche Umstände für einen beschleunigten Puls. Das wird auch Jörg Schädlich, einem der Geschäftsführer des Leipziger Startups memoresa in verschiedenen Situationen seines Alltags deutlich.

Seit einigen Jahren pendelt er regelmäßig zwischen Berlin, Leipzig und Teneriffa – er ist auch ein digitaler Nomade. „Informationen müssen ortsunabhängig verfügbar sein – jederzeit“, so Jörg Schädlich. Auf seinen Reisen hat er dabei immer wieder gemerkt, auch im heutigen digitalen Zeitalter sind wir manchmal weniger digital, als wir vielleicht denken.

Und unsere Unterlagen erst recht. Zusammen mit Steffen Stundzig hat er deswegen das Startup memoresa gegründet, eine Übersichtsplattform zur Verwaltung von Daten und eine Lösung für die Datenspeicherung in der heutigen Zeit.

Wir haben Jörg in seiner Teilzeit-Heimat Teneriffa getroffen und als Experte für digitale Ordnung befragt, was du bei deiner digitalen Ablage beachten kannst. Hier unsere Checkliste mit den elf wichtigsten Punkten für die digitale Ablage in der Cloud.

1. Alles digitalisieren

Wenn du dich entscheidest, deine wichtigsten Unterlagen online zu speichern, dann sei konsequent dabei. Dann kannst du dir auch noch nach drei Jahren sicher sein, dass das gesuchte Dokument auch digital verfügbar ist. Das heißt, dass du nach Möglichkeit wirklich alles digitalisieren solltest.

Und rede dich nicht damit heraus, dass ja alles auch in deinen Emails gespeichert sein kann: Wer schon mal in seinen Emails nach einem Dokument gesucht hat weiß, dass das nicht die sinnvolle Ablage ist. Denn Anhänge in E-Mail Programmen werden entweder nicht indexiert oder sind für die Suche nicht sinnvoll benannt.

Aber dazu später mehr.

2. Finde eine Struktur für deine digitale Ablage

Lege dir von Anfang an eine Ordnung zu, wie du Dokumente sinnvoll abspeicherst. Wenn du systematisch Ordner anlegst, minimierst du das Risiko nach einigen Monaten Sammelordner oder sogenannte Ordnerleichen zu entdecken, die du nicht mehr nachvollziehen kannst.

Das macht das Ganze schnell unübersichtlich!

Und das Durchforsten der Dokumente kostet Zeit, Geld und gute Laune. Mit einer guten Struktur findest du alles mit einem Klick und hast deine Daten im Blick! Und wenn Deine Dokumente nicht in eine feste Ordnerstruktur passen, weil bspw. die Kfz Haftpflichtversicherung in den Ordner Versicherungen und auch in den Ordner Auto gehört, dann markiere sie einfach Stich- bzw. Schlagwörter.

Viele Datenverwaltungsprogramme bieten von vornherein eine solche Funktion mit an. Später kannst Du so schnell alle Dokumente zu einem Stichwort finden und hast einen guten Überblick.

Hier noch ein weiterer Tipp für eine sinnvolle Struktur:

Wenn du ein Stromanbieter-Wechsler bist, der gerne jedes Jahr einen neuen Stromanbieter auswählt, nimm unbedingt in den Titel des Ordners das Jahr auf, für welches du den jeweiligen Anbieter ausgewählt hast. Das erleichtert dir die Suche später erheblich.

So behältst du den Überblick.

3. Passende Titel

Genauso wichtig wie die sinnvolle strukturelle Abspeicherung ist die passende Bezeichnung der Dokumente. Es ist selbsterklärend: „Dokument 1“und „abcd“ kannst du vielleicht noch kurz nach dem Anlegen des Dokuments zuordnen, nach einigen Tagen weißt du aber sicherlich nicht mehr, was sich hinter diesem Titel verbirgt.

Wie bereits oben angesprochen nachfolgend ein Beispiel für einen sinnvollen Dateinamen bei einem Stromanbieter-Vertrag:

„Stromvertrag-XY-Gesellschaft-ab-2019.pdf“

Bei mehreren Wohnsitzen solltest du die Datei noch dem jeweiligen Haushalt zuordnen (z.B. Tizianweg in Düsseldorf). Denn auch beim Durchsuchen auch ganz gezielt nach Städten oder Wohnsitzen suchen.

4. Dokumente aktuell halten

Manche Dokumente, wie Geburtsurkunden, aktualisieren sich nie. Du legst sie einmal in den Ordner und kannst sie getrost erstmal vergessen. Das ist sehr bequem, wenn du weißt wo sie zu finden sind. Es gibt aber Dokumente die ändern sich ständig.

Denn Unterlagen, wie Mietverträge oder Krankenversicherungen werden von den Anbietern ständig ergänzt und ausgebessert, wenn sich die bestehenden Konditionen ändern.

Hier solltest du dann das jeweilige Update in dem Ordner hinzufügen. So hast du mit einem Griff alle Unterlagen zu dem jeweiligen Vertrag parat. Das ermöglicht dir auch den Änderungsverlauf chronologisch nachzuvollziehen.

Und spart dir Zeit bei der Suche.

5. Zentrale Speicherung deiner Daten

Eine festgelegte Datenplattform (zum Beispiel in der Cloud) schafft Übersichtlichkeit.

Egal ob Auslandskrankenversicherung, laufende Telefonverträge in der Heimat oder erste Ideen für ein neues Projekt – Wenn du dich für ein Speichermedium entscheidest, weißt du direkt, wo du Unterlagen auch nach Monaten oder Jahren findest.

Das kann ein externer USB-Stick oder im Idealfall eine Speicherung in der Cloud sein.

Hier noch ein Beispiel zu einem Stromanbieter: Mittlerweile bieten viele Energieversorger eine eigene Plattform zur Hinterlegung der Vertragsdaten, und Abrechnungen an. Wenn du aber im Jahr 2020 herausfinden musst, was im Jahr 2016 los war, musst du erst einmal den Versorger aus diesem Jahr identifizieren! das kann unter Umständen sehr aufwendig sein.

Und, wenn du dann nicht alles an einem Ort hast, fällt die Suche nur umso schwerer. Daher ist eine zentrale Speicherung und ein zentraler Anlaufpunkt für die digitale Ablage unabdingbar.

6. Das E-Mail-Postfach zählt nicht

Viele überlegen sich auch alle Dokumente einfach in ihrem E-Mail Postfach zu verwalten.

Wenn du dir jetzt denkst: „mein Mailing-Postfach passt am besten – da sind sowieso die meisten Unterlagen bereits gespeichert“ dann wirst du früher oder später die Sachen nicht mehr finden oder Schwierigkeiten mit dem Speicherplatz bekommen.

Nachfolgend findest du außerdem noch drei weitere Punkte die gegen eine Dokumenten und Datei-Verwaltung im E-Mail-Postfach sprechen:

• Dokumente lass sich nicht aktualisieren (schwierig direkt aus einer E-Mail heraus)
• Änderung vom Dateinamen sind nicht möglich (Dateinamen lassen sich in Anhängen normalerweise nicht ändern)
• Mail-Adresse kann sich ändern (dann musst du doch wieder jede Mail einzeln durchschauen)

Daher sind Mail-Postfächer für die digitale Ablage nicht zu empfehlen.

Mit einer in der Cloud ausgelegten Datenplattform entscheidest du hingegen, wie und wo Dokumente angelegt sind. Auch die Ordnerstruktur kannst du personalisiert auf deine Bedürfnisse abstimmen. Das macht das Ganze übersichtlicher und einfacher in der Verwaltung.

7. Fristen merken

Manchmal ist es auch wichtig sich bestimmte Fristen von Dokumenten zu merken. Zum Beispiel zu Vertragsänderungen oder Kündigungen. Mit Hilfe von kleinen Erinnerungshilfen in deinen digitalen Ordnern ist das prinzipiell möglich.

Denn so kannst du ihn getrost in der Erinnerungskiste nach ganz unten legen bis du ihn wieder brauchst und mithilfe einer digitalen Übersicht direkt griffbereit hast.

Je nach Plattform kannst du den Dokumenten eine Erinnerungsnachricht anheften, die dir zum Beispiel bei Ablauf einer Frist zugesendet wird. Ansonsten kannst du auch eine Erinnerung in deinem digitalen Kalender eintragen.

Damit kannst du bares Geld sparen. Denn der Wechsel von Probe-Abo zu Bezahl-Abo verläuft meist ohne Hinweis. Und auch ein abgelaufener Reisepass oder Personalausweis kann dich viel kosten, wenn du erst an der Sicherheitskontrolle feststellst, dass dein Pass nicht mehr gültig ist. Und, wenn du deswegen einen neuen Flieger buchen musst, ist dies besonders ärgerlich.

So bleibst du stets informiert und verpasst keine Fristen.

8. Kosten dokumentieren

Wenn es sich bei deinen Unterlagen um laufende Verträge handelt, dann solltest du auch die monatlichen oder jährlichen Kosten verwalten.

Manche Anbieter für Datenplattformen oder auch eine einfache Excel-Liste (mit ^AnzeigeOffice von Microsoft) haben dafür Anwendungen, die alle laufenden Kosten aufsummieren und dir damit einen guten Überblick verschaffen, was du ausgibst und wofür.

Neben der Speicherung der einzelnen Dokumente kannst du so auch überlegen, ob laufende Kosten noch sinnvoll für dich sind. Daher ist es so wichtig von Anfang an einen Überblick über die laufenden Kosten zu haben.

Und das gelingt dir, wenn du die laufenden Kosten fein säuberlich nachhältst.

9. Archiviere alte Dateien für deine digitale Ablage

Nachdem wir schon thematisiert haben, wie du deine Dokumente am besten aktuell hältst, wollen wir auch noch darauf hinweisen, wie du sie ideal archivierst. Manche Dokumente (wie zum Beispiel Rechnungen) müssen im Bürokratieland Deutschland bis zu zehn Jahre aufgehoben werden – auch wenn sie deiner Meinung nach ausgedient haben.

Dafür solltest du dir einen übergreifenden Archivordner anlegen. Aber Achtung – lege auch hier alles so an, dass du es bei Gelegenheit noch findest. So behältst du die Übersicht.

10. Dateien im Download-Ordner

Achte außerdem darauf, regelmäßig deinen Download Ordner zu leeren bzw. die relevanten Dokumente daraus zu hinterlegen. Ein Dokument ist schnell heruntergeladen und schlummert dann in der Regel im Download-Ordner.

Wichtig ist, dass du solltest du anschließend konsequent einen weiteren Schritt machst und auch hierfür regelmäßig die Verwaltung übernimmst.

Schau einmal in deinen Download Ordner: Hier haben die meisten Dateien so vielsagende Namen wie „232223565_uvz_2019.pdf“ oder ähnliches. Das hilft dir nicht wirklich bei der Schaffung von Ordnung.

Dann musst du nämlich erst einmal alle Dateien mit den kryptischen Namen öffnen und das kostet in der Regel Zeit um herauszufinden um was es sich eigentlich handelt.

Daher ist es so wichtig von Anfang an auch deinen Download Ordner zu pflegen und wichtige Dokumente direkt zu archivieren. Ab und zu den Download-Ordner zu löschen kann auch sehr sinnvoll sein, wenn du die Dateien nicht mehr brauchst.

11. Sichere Daten

Last but not least – Die Sicherheit deiner hochgeladenen Unterlagen sollte an erster Stelle stehen. Schließlich geht es um deine wichtigsten Unterlagen. Bei all der Einfachheit von digitalen Datenspeicherplätzen, überprüfe erst, wie die Unterlagen gesichert werden.

Sensible Daten sind bei Hackern sehr beliebt. Zugänge zu Bankkonten, Versicherungen, Verträge und Passwörter für Accounts sollten deshalb vor Hacker-Angriffen geschützt sein und an einem sicheren Ort verwahrt werden.

Bei der Speicherung von Dokumenten in den Clouds der gängigen Anbieter ist die Datensicherheit allerdings nicht immer garantiert, da weder Datenbank noch Dokumentenablage einzeln verschlüsselt wird. Wähle daher im Idealfall einen Anbieter, der eine Zweifach-Authentizität als Login hat. Wie beim Online-Banking meldet man sich über zwei separate, aber miteinander verknüpfte Systeme an.

Das schafft zusätzliche Sicherheit bei deinen Daten.

Was dir helfen kann

memoresa vereint die aufgezählten Anforderungen an eine Datenplattform. Doch wer ist der Anbieter überhaupt? Ordnung ins digitale Chaos bringen, jederzeit und von überall – diesem Leitsatz folgend entsprang die Idee für eine Online-Plattform für die digitale Verwaltung von Konten und Dokumenten. 2019 gegründet, ist das memoresa-Portal das erste seiner Art, um Dokumente flexibel sowie orts- und zeitunabhängig zu verwalten und jederzeit griffbereit zu haben.

Mehr dazu auch im aktuellen Video:

Auf der Plattform können Angelegenheiten digital geregelt und eine Übersicht über laufende Verträge und Verpflichtungen geschaffen werden. Diese können entweder privat genutzt oder einzeln mit Freunden und Verwandten geteilt werden. Denn einer der Kerneigenschaften von memoresa ist das Erteilen von Vollmachten für spezifische Inhalte. Dabei ist eines wichtig: die DSGVO-Konformität der Datenverwaltung und Zweifach-Autorisierung. Oder einfach gesagt: dein Datenschutz liegt dem Anbieter am Herzen. Die Wahrung der Rechte und der Wille der Kundinnen und Kunden steht an erster Stelle

memoresa sind aktuell die einzigen in Deutschland, die ein digitales Nachlassmanagement anbieten. Dabei geht es zum einen darum, den Nutzerinnen und Nutzern zu helfen, alle wichtigen Unterlagen für die Zeit nach ihrem Tod zusammenzutragen. Aber auch zu Lebzeiten wollen sie Menschen dabei helfen, Struktur in ihre Angelegenheiten zu bringen. Die meisten Menschen haben keine Lust, sich mit ihren Dokumenten, Verträgen und Urkunden auseinanderzusetzen.

Der Stapel wächst und wächst und landet irgendwann in einer Schublade. Der Anbieter will das ändern – deswegen ist die Datenplattform möglichst selbsterklärend und offen gestaltet. Das Portal hilft den Nutzerinnen und Nutzern dabei, Struktur und Ordnung in ihren Dokumenten zu finden. Jörg und sein Team wollen zeigen, dass man mit seinen Unterlagen einen smarten Umgang finden kann, der selbstbestimmt ist und Spaß macht.

Mehr zur Organisation von deinem Leben als digitaler Nomade erfährst du auch in unserer kostenlosen E-Mail-Serie für angehende Nomaden mit 2 std. Wordkshop.